Часть серии:
Локальные нормативные акты (ЛНА)
⟶
Часть I — Что такое должностная инструкция
01 · Определение и статус
=должностная инструкция (ДИ) — документ, раскрывающий трудовую функцию работника: конкретные обязанности, права, квалификационные требования и ответственность по определённой должности
@правовая основа: ст.57 ТК РФ — трудовой договор должен содержать трудовую функцию; ДИ её конкретизирует
~ТК РФ не называет ДИ обязательным документом — но Роструд (Письмо от 31.10.2007 №4412-6) настоятельно рекомендует её составлять для каждой должности
=существует в двух форматах:
.Приложение к трудовому договору — является его частью; изменяется только с согласия работника
.Самостоятельный ЛНА — утверждается отдельно; формально изменяется работодателем при неизменности трудовой функции
!Роструд и большинство судов рекомендуют самостоятельный ЛНА: удобнее менять, не нужно переоформлять каждый трудовой договор при пересмотре обязанностей
02 · Зачем нужна ДИ
+работодатель: законное основание для взыскания и увольнения при ненадлежащем выполнении обязанностей
+работник: чёткие границы обязанностей — нельзя потребовать сверх того, что в ДИ
+ГИТ и суд: доказательство того, что работник знал свои обязанности и был с ними ознакомлен
!без ДИ нельзя уволить за несоответствие занимаемой должности (п.3 ч.1 ст.81 ТК РФ) — суд восстановит работника
!без ДИ нельзя применить взыскание за невыполнение обязанности, которая не прописана в трудовом договоре
⟶
Часть II — Структура должностной инструкции
03 · Стандартные разделы ДИ
.1. Общие положения — наименование должности, подчинённость, порядок назначения и освобождения, замещение в период отсутствия
.2. Квалификационные требования — образование, опыт, знания (законодательство, ПО, стандарты); основание: Квалификационный справочник или профессиональный стандарт
!если для должности утверждён профстандарт и работодатель обязан его применять (ст.195.3 ТК РФ) — требования раздела 2 должны ему соответствовать
.3. Должностные обязанности — исчерпывающий перечень функций; именно этот раздел предъявляется при спорах
!раздел 3 — самый важный: формулируйте конкретно («готовить отчёт еженедельно до пятницы 18:00»), а не абстрактно («осуществлять деятельность»)
.4. Права — на что работник вправе рассчитывать: запрашивать информацию, давать указания подчинённым, участвовать в совещаниях, вносить предложения
.5. Ответственность — виды ответственности: дисциплинарная, материальная, административная, уголовная — с отсылкой к нормативным актам
.6. Взаимодействие (опционально) — с кем и по каким вопросам сотрудничает; кому подчиняется, кем руководит
04 · Профессиональные стандарты и ДИ
=профессиональный стандарт — характеристика квалификации, необходимой для определённого вида профессиональной деятельности (ст.195.1 ТК РФ)
!обязательно применять, если: ТК РФ, иные законы или НПА устанавливают требования к квалификации для данной должности (например, бухгалтеры в госкомпаниях, педагоги, медики, аудиторы)
~для остальных должностей профстандарт носит рекомендательный характер — работодатель вправе его использовать как ориентир при составлении раздела 2
.найти профстандарт: profstandart.rosmintrud.ru — реестр Минтруда России
⟶
Часть III — Связь с трудовым договором
05 · Трудовой договор vs. должностная инструкция
КРИТЕРИЙТРУДОВОЙ ДОГОВОРДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Правовой статусОбязателен (ст.67 ТК)Рекомендован Роструд
Трудовая функцияУказывается кратко: «менеджер по продажам»Раскрывается детально: список обязанностей
ИзменениеТолько с согласия работника (ст.72 ТК)Зависит от формата ДИ
ОзнакомлениеПодписывается работникомПодпись в листе ознакомления или гр. ДИ
Хранение75 лет (ФЗ-125)Постоянно (пока действует должность)
06 · Если ДИ противоречит трудовому договору
!при противоречии между ДИ и трудовым договором суды применяют принцип «приоритета трудового договора»: условия договора имеют преимущество над ЛНА
.пример: в ДИ — «работа в выходные по производственной необходимости»; в ТД — «5-дневная рабочая неделя»; применяется ТД → без согласия выходные незаконны
→при разработке ДИ всегда сверять с условиями трудовых договоров конкретных работников; расхождения устранять допсоглашением
⟶
Часть IV — Изменение должностной инструкции
07 · Два сценария изменения
=Сценарий А: изменение без согласия работника (только для ДИ-ЛНА, не меняющих трудовую функцию)
@ст.74 ТК РФ — при изменении организационных или технологических условий труда
.алгоритм: уведомить работника за 2 месяца → если согласен — допсоглашение не нужно → ознакомить с новой редакцией → приказ о введении в действие
!если изменение фактически меняет трудовую функцию — суд признает это переводом; нужно согласие (ст.72.1 ТК РФ)
=Сценарий Б: изменение с согласия работника (всегда; обязательно для ДИ-приложения к ТД)
.алгоритм: предложить работнику проект изменений → получить письменное согласие → подписать допсоглашение к ТД → утвердить новую редакцию ДИ
+этот сценарий безопаснее: риск судебного спора минимален
08 · Когда нужно обновить ДИ
.реорганизация подразделения или изменение подчинённости должности
.внедрение новых технологий или программного обеспечения, меняющих характер работы
.обновление профессионального стандарта, обязательного для должности
.изменение штатного расписания (слияние\/разделение должностей, появление новых функций)
.проигрыш в трудовом споре по причине нечёткости формулировок обязанностей
~рекомендуется: плановый пересмотр ДИ раз в 2–3 года вне зависимости от конкретных событий
⟶
Часть V — Ответственность и применение при взысканиях
09 · Алгоритм взыскания через ДИ
1
зафиксировать нарушение — акт или докладная записка; указать конкретный пункт ДИ, который нарушен
2
запросить объяснение у работника — 2 рабочих дня (ст.193 ТК РФ); если не дал — составить акт об отказе
3
издать приказ о взыскании — ссылки на: акт фиксации + пункт ДИ + объяснение работника
4
ознакомить работника с приказом под роспись в течение 3 рабочих дней
ОГОВОРКА
срок: не позднее 1 месяца с даты обнаружения; не позднее 6 месяцев с даты совершения проступка (ст.193 ТК РФ)ОГОВОРКА
если работник не был ознакомлен с ДИ до нарушения — приказ о взыскании суд отменит10 · Увольнение за несоответствие должности
=основание: п.3 ч.1 ст.81 ТК РФ — несоответствие работника занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации
!обязательно: проведение аттестации (ст.81 ТК РФ) — нельзя уволить только на основании субъективной оценки руководителя
!обязательно: предложить другую имеющуюся должность, соответствующую квалификации; только при отказе или отсутствии вакансий — увольнение
.ДИ нужна: а) для проведения аттестации (критерии оценки = раздел 2–3 ДИ), б) для доказательства несоответствия именно этой должности
*без ДИ суды восстанавливают работников почти в 100% подобных дел — не с чем сравнивать фактическую работу
⟶
Часть VI — Практические схемы
11 · Практическая схема: ДИ менеджера по продажам (разделы 3–5)
Практическая схема · ДИ Менеджера по продажам — разделы 3, 4, 5
=Раздел 3. Должностные обязанности
.3.1. Выполнять личный план продаж — объём устанавливается ежемесячно приказом руководителя отдела
.3.2. Вести клиентскую базу в CRM-системе; вносить данные о контактах и сделках не позднее следующего рабочего дня после взаимодействия
.3.3. Представлять письменный отчёт о проделанной работе каждую пятницу до 18:00
.3.4. Соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка, стандарты деловой переписки и переговоров
~// перечень не закрытый — допустимо добавлять смежные обязанности отдельным приказом
=Раздел 4. Права
.4.1. Запрашивать у смежных подразделений информацию, необходимую для работы с клиентом
.4.2. Вносить предложения по улучшению коммерческих процессов руководителю отдела
.4.3. Проходить обучение и повышение квалификации за счёт работодателя — по утверждённому плану
=Раздел 5. Ответственность
!дисциплинарная — за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей (ст.192 ТК РФ)
!материальная — за причинение ущерба в пределах среднего заработка (ст.241 ТК РФ); полная — только при договоре о полной материальной ответственности
12 · Практическая схема: порядок изменения ДИ без согласия
Практическая схема · Изменение ДИ-ЛНА при смене CRM (ст.74 ТК РФ)
=ситуация: компания переходит с одной CRM на другую; п.3.2 ДИ менеджера требует обновления
@основание: изменение технологических условий труда — ст.74 ТК РФ
.шаг 1: подготовить новую редакцию ДИ с обновлённым п.3.2
.шаг 2: за 2 месяца уведомить каждого менеджера письменно под роспись — с текстом изменений
.шаг 3: приказом ввести новую редакцию в действие; ознакомить всех под роспись
!если работник отказывается — предложить другую должность; при отказе от всех предложений — увольнение по п.7 ч.1 ст.77 ТК РФ с выходным пособием (2 нед. заработка)
~// если ДИ — приложение к ТД, а не ЛНА: нужно допсоглашение к каждому ТД с подписью работника
⟶
Часть VII — Утверждение и ознакомление
13 · Порядок утверждения ДИ
1
разработать проект — HR, руководитель подразделения, юрист; использовать профстандарт или Квалификационный справочник как основу
2
согласовать с непосредственным руководителем должности — гриф «Согласовано» с датой и подписью
3
утвердить гендиректором или уполномоченным лицом — гриф «Утверждаю» + подпись + дата
4
ознакомить работника до подписания трудового договора (ст.68 ТК РФ) — подпись + дата в листе ознакомления или на обороте ДИ
ОГОВОРКА
подпись «ознакомлен» ≠ подпись «согласен с изменениями»: формулировки разные — не путать при обновлении ДИКОНТЕКСТ
при электронном кадровом документообороте (ЭКДО) — ознакомление через систему с УКЭП или УНЭП работника14 · Хранение
.действующая ДИ — хранить постоянно (пока должность существует в штатном расписании)
.устаревшие редакции после замены — 3 года (для возможных трудовых споров)
.листы ознакомления — 75 лет (ФЗ-125, ст.22.1: документы по личному составу)
!хранить лист ознакомления отдельно от ДИ или вшитым в личное дело — так проще предъявить суду
⟶
Часть VIII — Чеклисты
15 · Чеклист: разработать ДИ с нуля
✓
Определить, есть ли обязательный профстандарт для должности (profstandart.rosmintrud.ru)
✓
Раздел 1: указать подчинённость, кто назначает, кто замещает
✓
Раздел 2: прописать образование, опыт, знания — конкретно, без «желательно»
✓
Раздел 3: перечислить все реальные обязанности — с конкретными сроками и результатами
✓
Сверить раздел 3 с трудовым договором — нет ли противоречий?
✓
Разделы 4–5: права и ответственность — со ссылками на статьи ТК РФ
✓
Согласовать с руководителем подразделения, утвердить у директора
✓
Ознакомить работника под роспись ДО подписания трудового договора
✓
Хранить лист ознакомления как документ по личному составу (75 лет)
16 · Чеклист: аудит существующей ДИ
✓
Обязанности из ДИ соответствуют тому, что работник реально делает?
✓
ДИ не противоречит трудовому договору (режим работы, функция, условия)?
✓
Профстандарт обновлялся с момента последней редакции ДИ? Требования соответствуют?
✓
У каждого работника есть подпись об ознакомлении с действующей редакцией?
✓
После реорганизации или изменения функций — ДИ обновлена?
✓
Для руководящих должностей — указаны полномочия по изданию приказов и подписи документов?
⟶
Часть IX — Топ-7 ошибок в должностных инструкциях
!
Ошибка 1: размытые формулировки в разделе 3
!
Ошибка 2: работник не ознакомлен с ДИ до приёма
!
Ошибка 3: ДИ противоречит трудовому договору
!
Ошибка 4: изменение ДИ без уведомления за 2 месяца
!
Ошибка 5: одна ДИ на всех «менеджеров» с разными функциями
!
Ошибка 6: игнорирование обязательного профстандарта
!
Ошибка 7: увольнение за «несоответствие» без аттестации